Cách Gửi Mail Không Vào Hộp Spam

Mail là dịch vụ phổ biến hỗ trợ tối đa quá trình trao đổi công việc giữa các bên. Tuy nhiên, không thể đảm bảo chắc chắn 100% các lần gửi mail đều vào Hộp thư đến hoặc các danh mục quan trọng, mà rất có khả năng mail bạn gửi bị đưa vào Spam hoặc Junk. Đâu là cách gửi mail không vào hộp Spam bạn cần biết? 

Kiểm tra bản ghi SPF và DKIM

Kiểm tra bản ghi SPF và DKIM là cách gửi mail không vào hộp thư Spam. Cấu hình SPF và DKIM cho phép nâng cao độ trust của mail gửi đến người nhận, giúp giảm thiểu xác suất bị đưa vào Spam hoặc Junk.

 

Hướng dẫn các bước kiểm tra SPF và DKIM của tên miền (địa chỉ gửi mail):

  • Bước 1: Từ địa chỉ gửi mail muốn kiểm tra, bạn tạo một thư mới có nội dung tùy ý và gửi tới địa chỉ auth@verifier.port25.com
  • Bước 2: Thông tin kiểm tra bản ghi SPF và DKIM sẽ được gửi lại qua email đến từ auth-results@verifier.port25.com với tiêu đề “Authentication Report”.

 

kiểm tra SPF và DKIM
kiểm tra SPF và DKIM

Phần “Summary of Results” có thông tin về bản ghi SPF, Reverse IP và DKIM. Nếu hiển thị “pass” tức là hợp lệ, còn bị “fail” là do chưa cấu hình hoặc cấu hình không chính xác.

Lưu ý: Thông tin bản ghi thông báo “pass” nhưng email gửi đi vẫn có thể bị rơi vào Spam do nhiều nguyên nhân khác. 

Kiểm tra tên miền chưa từng gửi Spam hoặc có bị lợi dụng để gửi Spam không

– Kiểm tra số lượng mail gửi đi của từng tài khoản xem có chênh lệch nhiều so với thực tế đã gửi không.

– Tạo email mẫu và gửi tới vài địa chỉ chưa từng nhận trước đó để test độ uy tín trước khi gửi một loạt.

– Đảm bảo email đã thực sự gửi đi, tránh trường hợp hệ thống xử lý gửi mail chưa hoàn tất đã gửi lại, gây hiểu nhầm là Spam.

– Nếu tên miền có lịch sử từng gửi Spam, thì cần báo với bên nhận tiến hành chuyển thư vào Inbox để tăng độ uy tín.

Kiểm tra nội dung mail

Check kỹ nội dung mail là cách gửi mail không vào hộp Spam. Các vấn đề sau đây bạn cần lưu ý:

Về hình thức

– Không chứa quá nhiều hình ảnh, hoặc hình ảnh quá to, hoặc dung lượng quá lớn. – Hạn chế gửi mail chỉ có 1 hình ảnh, không có hoặc rất ít text.

– Không nên viết hoa/in đậm/in nghiêng toàn bộ tiêu đề lẫn nội dung.

– Không dùng quá nhiều font chữ, cỡ chữ và màu sắc.

– Không lạm dụng chèn link, không sử dụng link rút gọn.

– Không sử dụng quá nhiều định dạng HTML.

– Không thêm Javascript, code vào mail.

– Không copy từ Word hay bài viết trên website vào mà không cắt giảm định dạng.

– Không sử dụng nhiều ký tự đặc biệt (ví dụ chấm than, chấm hỏi) liên tục.

– Nên chia sẻ đường link để khách hàng truy cập thay vì sử dụng file đính kèm.

– Email nên có liên kết hủy đăng ký. Nếu có thêm phần người dùng tự cấu hình hủy nhận email như thế nào thì càng tốt.

Về nội dung

– Nên cá nhân hóa nội dung để bộ lọc hiểu bạn đang gửi đúng người.

– Sử dụng ngôn từ lịch sự, có xin lỗi và cám ơn ở vị trí cần thiết. 

– Phần chân email chứa thông tin ngắn gọn về doanh nghiệp như địa chỉ, số điện thoại liên hệ.

– Hạn chế sử dụng các cụm từ spam, ví dụ “Nhấn vào đây”, “Cơ hội duy nhất trong đời”, “Miễn phí”… 

– Tiêu đề, nội dung mail không được trùng lặp hoàn toàn. 

– Nội dung email ngắn gọn, súc tích, vào thẳng vấn đề.

– Cần thận trọng khi sử dụng các đoạn mã HTML, vì việc cẩu thả khi tạo email marketing thực hiện render bằng HTML sẽ khiến mail dễ rơi vào hộp Spam.

Về cách gửi

– Hạn chế gửi đến nhiều người trong cùng một doanh nghiệp. 

– Gửi mail test tới các địa chỉ email khác nhau (…@gmail, …@yahoo,…) trước khi gửi hàng loạt. 

– Sau khi soạn mail xong, bạn test thử bằng cách điền 1 email cần gửi test và click vào “Xem trước chiến dịch email” để kiểm tra mail phía người nhận có vào Inbox không.

Kiểm tra một số cấu hình mail

  • Bước 1: Tên người gửi có khả năng nhận dạng hay chưa

 

cấu hình mail
cấu hình mail

Cách xử lý: Với hình trên, người nhận sẽ hiển thị địa chỉ với tư cách là Sender (thay vì tên cụ thể). Khi đó ta cần cấu hình Identities.

Ở giao diện Webmail Round Cube, bạn thực hiện theo các bước như sau:

Settings => Identities => [Email address] => Edit identity => Display Name

 

Webmail Round Cube
Webmail Round Cube
  • Bước 2: Chọn dạng có độ tin cậy cao cho địa chỉ email gửi đi

Gợi ý: Sử dụng địa chỉ dạng tên riêng như minhtri@domain thay cho noreply@domain, sale@domain…

  • Bước 3: Kiểm tra tính hợp lệ của list địa chỉ nhận mail 

Tránh gửi mail đến địa chỉ không tồn tại, không muốn nhận mail nên đánh dấu spam, gây ảnh hưởng hiệu quả gửi mail vào những lần gửi sau. 

 

Cách xử lý:

– Gửi email test thử đến vài địa chỉ, sau đó tăng dần số lượng cho đến khi hết danh sách.

– Hạn chế sử dụng hoặc thuê dạng danh sách email không rõ nguồn gốc.

– Xây dựng chiến lược nội dung, tiêu đề phù hợp cho email nhằm tăng khả năng mail được mở. 

 

Chúng ta vừa kết thúc bài viết về cách gửi mail không vào hộp Spam. Dù là bất kỳ phương thức nào, bạn cũng nên đầu tư vào thông điệp bên trong và title để tăng xác suất mail được mở và không vào hộp thư Spam.

 

Tin Liên Quan